Personuppgifter på Ryfors Bruk Nedre AB

Så här hanteras personuppgifter på Ryfors Bruk Nedre AB

När Ryfors Bruk Nedre AB samlar in och behandlar personuppgifter är det alltid enligt bestämmelserna i personuppgiftslagen och förordningen om personuppgifter. Behandling av personuppgifter sker endast med samtycke av de inblandade. Ryfors Bruk Nedre AB behandlar inte personuppgifter för andra ändamål än de som godkänts av de inblandade och anses vara relevanta för verksamhetens ändamål. Vi förvarar därför endast personuppgifter som anses vara relevanta, antigen operativt eller historiskt alltid låsta. både fysiska och elektroniska. Elektronisk låsning sker med ett lösenord. Fysiskt lagrar vi de viktigaste uppgifterna i ett låst arkiv. På Brukskontoret där all elektronik och det fysiska arkivet finns, är det alltid låst och dessutom skyddat med larm.

När det gäller behandling av personuppgifter respekteras och fastställs rätten att bli informerad, rätten till tillgång, rätten till genmäle och rätten att bli bortglömd/raderas. Behandling av personuppgifter sker inom följande avdelningar: bokföring, skog och jordbruk, jakt och fiskearrende samt bostadsuthyrning. Ryfors Bruk Nedre AB:s databehandlingspolicy kommer att beskrivas nedan för varje driftgren.

Bokföring

De flesta personuppgifter som hanteras av Ryfors Bruk Nedre AB behandlas i bokföringen. Vi förvarar alla personuppgifter inom de nämnda driftgrenarna i ett låst arkiv på kontoret och på kontoristens arbetsdator som är låst med ett lösenord. De primära personuppgifter som behandlas här är anställdas namn, adress, personnummer, bankuppgifter och skatteinformation i samband med betalning av lön. Dessutom lagras hyresgästernas namn och adresser i samband med betalning av hyran. Inom jakt och fiske lagras även namn, adress och tfn nummer. Anställningsavtal och arbetsansökningar hanteras av ägaren eller förvaltaren och lagras fysiskt i låst arkiv.

Skog och Jordbruk

Inom skog och jordbruk arbetar vi främst med personuppgifter för våra fem fast anställda. Dessa personuppgifter innehåller namn, personnummer, adress, bankuppgifter, skatteinformation, telefonnummer och e-postadress som alla anställda är överens om genom anställningsavtalet. Dessa uppgifter anses vara relevanta för bolaget i samband med löneuppgifter och daglig kommunikation. De hanteras av ägaren och förvaltaren ( daglig kontakt), och kontorist ( lön). Personuppgifter för skog och jordbruksarbetare lagras fysiskt i låst arkiv och elektroniskt på en dator med lösenord. Vi anser att det är relevant att behålla uppgifter om tidigare anställda som senare kan beaktas i samband med eventuell ny rekrytering.

Jakt och Fiske

Här behandlas kontaktdata, för jakt- och fiskearrendatorer. Dessa personuppgifter innehåller namn, adress, telefonnummer och e-postadress. Alla berörda är överens antigen genom skriftlig eller muntligt avtal. Dessa uppgifter anses vara relevanta för bolaget i samband med eventuell kommunikation. De hanteras av ägaren, förvaltaren ( vanlig kontakt) och kontoristen ( betalning av jakt-och fiskearrende). Personuppgifter om jakt och fiskearrendatorer lagras fysiskt i ett låst arkiv och elektroniskt på en dator med lösenord.

Uthyrning av hus

I samband med uthyrning av hus på Ryfors Bruk Nedre AB behandlas följande personuppgifter: namn, adress, telefonnummer och e-postadress som alla hyresgäster har samtyckt till genom ett tillägg av hyreskontraktet. Dessa uppgifter anses vara relevanta för företagets verksamhet i samband med kommunikation med hyresgästerna. Dessa uppgifter behandlas av ägaren och förvaltaren ( kontaktpersonen) samt kontorist (betalning av hyran). Dessutom överlämnas vid lämpligt tillfälle hyresgästens namn och telefonnummer till gårdens hantverkare då det anses nödvändigt för den dagliga verksamheten och för löpande underhåll och renoveringar. Personuppgifter om hyresgästerna lagras fysiskt  i ett låst arkiv och elektroniskt på en dator med lösenord.

E-Post Policy

För att skydda personer som är involverade i driften och andra aktiviteter hos Ryfors Bruk Nedre AB har en e-mail procedur utarbetats för att säkerställa att personuppgifter inte exponeras via arbetsmail. Medarbetarnas e-post adresser används därför endast för arbetsändamål.  Om det verkar som en arbetspost använd för privata ändamål, anges ordet PRIVAT i ämnesområdet då andra anställda ser att det här meddelandet inte ska läsas och vidarebefordras.

Rätt till Radering

I enlighet med personuppgiftsförordningens rätt att bli ”glömd”/ berättigad att raderas har Ryfors Bruk Nedre AB en raderingspolicy. Skulle en person som är i våra databaser vilja bli raderad från systemet kommer denna önskan naturligtvis att uppfyllas. Det sker så att all information om personen tas bort från det fysiska arkivet på Ryfors Bruk Nedre AB och förstörs. På samma sätt kommer all onlineinformation att raderas. Alla anställda som har personuppgifter om personen ( till exempel telefonnummer) kommer bli ombedda att ta bort denna information så alla personligt känsliga uppgifter kommer vara ur systemet.

Undantag

Vi behåller gamla hyresavtal i arkivet även efter avslutad hyra då det är relevant historiskt  när den tidigare ägaren greve Adam Moltke-Huitfeldt avser att skriva en bok om gårdens historia.

Policy Gdpr

RYFORS BRUK NEDRE AB Personuppgiftspolicy

Behandling av personuppgifter

Syfte

Vi värnar om din integritet. Du ska kunna känna dig trygg när du anförtror oss dina personuppgifter. Därför har vi upprättat den här policyn. Den utgår från gällande dataskyddslagstiftning och förtydligar hur vi jobbar för att ta tillvara dina rättigheter och din integritet. Syftet med den här policyn är att du ska få veta hur vi behandlar dina personuppgifter, vad vi använder dem till, vilka som får ta del av dem och under vilka förutsättningar samt hur du kan ta tillvara dina rättigheter.

Insamling av personuppgifter

Vi samlar endast vanlig personlig information såsom namn, personnummer, telefonnummer och adress i lämpliga situationer som vid anställning, tillgång av nya hyresgäster i hyreshus, nya jaktarrendatorer, nya fiskearrendatorer mm. Det är alltid upp till den enskilde personen om han eller hon kommer att lämna personlig information för vår användning på Ryfors Bruk Nedre AB. Till exempel kan den information vi samlar användas för att betala löner, kontakta hyresgäster för underhåll mm. Vi använder endast informationen i relevanta sammanhang för företaget. Samlade personuppgifter kan endast användas om personen  uttryckligen har samtyckt till detta, om inte lagen tillåter oss att kontakta utan att få samtycke. Det finns alltid möjlighet att ange att man i framtiden inte vill bli kontaktad  av oss och att personuppgifter tas bort från vårt arkiv, både fysiskt och på nätet.

Säkerhetspolitik under behandling

På Ryfors Bruk Nedre har vi förberett ett antal arbetsrutiner som skyddar den enskildes personuppgifter. Personuppgifter lagras alltid säkert på Ryfors Bruk antingen fysiskt i låst fack eller elektroniskt med lösenord. På så sätt strävar vi efter att följa allmänna säkerhetsstandarder och följa personuppgiftslagen och personuppgiftsföreskrifterna.

Tillgång till Personuppgifter

När vi samlar information om en individ har han/hon rätt att få insikt i den insamlade informationen. På samma sätt har han/hon rätt att göra invändningar mot våra uppgifter och rätta, begränsa eller få raderat personuppgifter om det behövs. För frågor kontakta vår Personuppgiftsanvariga på Ryfors Bruk Nedre AB, Julie Moltke-Huitfeldt.

Process för registerutdrag

Processen med tillgång till data hos Ryfors Bruk Nedre AB är väldigt enkel. Skulle det önskas tillgång till personuppgifter om en person som vi behandlar personuppgifter på, samlas alla relevanta uppgifter om denna person från det elektroniska och fysiska arkivet och en kopia kommer att vidarebefordras. Detta förutsätter att personen är ordentligt identifierad.