Personuppgifter

Så här hanteras personuppgifter på Ryfors Bruk Nedre AB

Syfte

När Ryfors Bruk Nedre AB samlar in och behandlar personuppgifter är det alltid enligt bestämmelserna i personuppgiftslagen och förordningen om personuppgifter. Behandling av personuppgifter sker endast med samtycke av de inblandade. Ryfors Bruk Nedre AB behandlar inte personuppgifter för andra ändamål än de som godkänts av de inblandade och anses vara relevanta för verksamhetens ändamål. Vi förvarar därför endast personuppgifter som anses vara relevanta, antigen operativt eller historiskt alltid låsta. både fysiska och elektroniska. Elektronisk låsning sker med ett lösenord. Fysiskt lagrar vi de viktigaste uppgifterna i ett låst arkiv. På Brukskontoret där all elektronik och det fysiska arkivet finns, är det alltid låst och dessutom skyddat med larm.
Behandling

När det gäller behandling av personuppgifter respekteras och fastställs rätten att bli informerad, rätten till tillgång, rätten till genmäle och rätten att bli bortglömd/raderas. Behandling av personuppgifter sker inom följande avdelningar: bokföring, skog och jordbruk, jakt och fiskearrende samt bostadsuthyrning. Ryfors Bruk Nedre AB:s databehandlingspolicy kommer att beskrivas nedan för varje driftgren.

Bokföring

De flesta personuppgifter som hanteras av Ryfors Bruk Nedre AB behandlas i bokföringen. Vi förvarar alla personuppgifter inom de nämnda driftgrenarna i ett låst arkiv på kontoret och på kontoristens arbetsdator som är låst med ett lösenord. De primära personuppgifter som behandlas här är anställdas namn, adress, personnummer, bankuppgifter och skatteinformation i samband med betalning av lön. Dessutom lagras hyresgästernas namn och adresser i samband med betalning av hyran. Inom jakt och fiske lagras även namn, adress och tfn nummer. Anställningsavtal och arbetsansökningar hanteras av ägaren eller förvaltaren och lagras fysiskt i låst arkiv.

Skogs och lantbruk

Inom skog och lantbruk arbetar vi främst med personuppgifter för våra fem fast anställda. Dessa personuppgifter innehåller namn, personnummer, adress, bankuppgifter, skatteinformation, telefonnummer och e-postadress som alla anställda är överens om genom anställningsavtalet. Dessa uppgifter anses vara relevanta för bolaget i samband med löneuppgifter och daglig kommunikation. De hanteras av ägaren och förvaltaren ( daglig kontakt), och kontorist ( lön). Personuppgifter för skog och jordbruksarbetare lagras fysiskt i låst arkiv och elektroniskt på en dator med lösenord. Vi anser att det är relevant att behålla uppgifter om tidigare anställda som senare kan beaktas i samband med eventuell ny rekrytering.

Jakt och fiske

Här behandlas kontaktdata, för jakt- och fiskearrendatorer. Dessa personuppgifter innehåller namn, adress, telefonnummer och e-postadress. Alla berörda är överens antigen genom skriftlig eller muntligt avtal. Dessa uppgifter anses vara relevanta för bolaget i samband med eventuell kommunikation. De hanteras av ägaren, förvaltaren ( vanlig kontakt) och kontoristen ( betalning av jakt-och fiskearrende). Personuppgifter om jakt och fiskearrendatorer lagras fysiskt i ett låst arkiv och elektroniskt på en dator med lösenord.

Uthyrning av hus

I samband med uthyrning av hus på Ryfors Bruk Nedre AB behandlas följande personuppgifter: namn, adress, telefonnummer och e-postadress som alla hyresgäster har samtyckt till genom ett tillägg av hyreskontraktet. Dessa uppgifter anses vara relevanta för företagets verksamhet i samband med kommunikation med hyresgästerna. Dessa uppgifter behandlas av ägaren och förvaltaren ( kontaktpersonen) samt kontorist (betalning av hyran). Dessutom överlämnas vid lämpligt tillfälle hyresgästens namn och telefonnummer till gårdens hantverkare då det anses nödvändigt för den dagliga verksamheten och för löpande underhåll och renoveringar. Personuppgifter om hyresgästerna lagras fysiskt  i ett låst arkiv och elektroniskt på en dator med lösenord.

E–postpolicy

För att skydda personer som är involverade i driften och andra aktiviteter hos Ryfors Bruk Nedre AB har en e-mail procedur utarbetats för att säkerställa att personuppgifter inte exponeras via arbetsmail. Medarbetarnas e-post adresser används därför endast för arbetsändamål.  Om det verkar som en arbetspost använd för privata ändamål, anges ordet PRIVAT i ämnesområdet då andra anställda ser att det här meddelandet inte ska läsas och vidarebefordras.

Rätt till radering

I enlighet med personuppgiftsförordningens rätt att bli ”glömd”/ berättigad att raderas har Ryfors Bruk Nedre AB en raderingspolicy. Skulle en person som är i våra databaser vilja bli raderad från systemet kommer denna önskan naturligtvis att uppfyllas. Det sker så att all information om personen tas bort från det fysiska arkivet på Ryfors Bruk Nedre AB och förstörs. På samma sätt kommer all onlineinformation att raderas. Alla anställda som har personuppgifter om personen ( till exempel telefonnummer) kommer bli ombedda att ta bort denna information så alla personligt känsliga uppgifter kommer vara ur systemet.

Undantag

Vi behåller gamla hyresavtal i arkivet även efter avslutad hyra då det är relevant historiskt  när den tidigare ägaren greve Adam Moltke-Huitfeldt avser att skriva en bok om gårdens historia.

Kontakta oss
Privacy Settings
We use cookies to enhance your experience while using our website. If you are using our Services via a browser you can restrict, block or remove cookies through your web browser settings. We also use content and scripts from third parties that may use tracking technologies. You can selectively provide your consent below to allow such third party embeds. For complete information about the cookies we use, data we collect and how we process them, please check our Privacy Policy
Youtube
Consent to display content from Youtube
Vimeo
Consent to display content from Vimeo
Google Maps
Consent to display content from Google